Mapas conceptuales 1/4

Generalidades

Mapa mental que resume las definiciones de dirección de proyectos y la definición de proyectos en el PMBOK (Project Management Institute, 2008). Es importante resaltar que el Seguimiento y control debe ser transversal a la planificación y ejecución del proyecto

Relaciones de dirección de proyectos

Fuente: Elaboración propia

Definición de proyecto

Fuente: Elaboración propia

Ciclo de vida del proyecto

Fuente: Elaboración propia

Procesos de inicio

Fuente: Elaboración propia

Cédula del proyecto

Fuente: Elaboración propia

SDP

Fuente: Elaboración propia

Planeación

Fuente: Elaboración propia

Ejecución, planeación y cierre

Fuente: Elaboración propia

La gestión de proyectos de TI

La gestión de proyectos es una actividad compleja, no solo la tarea que se emprende en cualquier proyecto (que es el norte del esfuerzo) sino la interacción y la mediación entre las personas que participan en la ejecución del proyecto.

Dejando de lado la necesidad de tener personas que estén altamente cualificadas para las tareas que se les encomiendan o los recursos dispuestos para el proyecto, mas allá de un alcance bien definido y más allá del tiempo para llevar a cabo el proyecto está la gestión de las interacciones entre los actores para que se pueda alcanzar el objetivo trazado como resultado del proyecto.

Lograr que las personas participen de manera activa en la realización del proyecto de tal modo que los ejecutantes hagan su labor, que el personal administrativo facilite al labor de todos, que todos los interesados en el éxito del proyecto contribuyan y lograr mitigar los riesgos de los que están interesados en que el proyecto fracase es una tarea ardua y es tarea del gerente de proyecto.

El gerente de proyecto tiene muchos retos adicionales a la selección y el cumplimiento de las mejores prácticas dependiendo del proyecto al que se enfrenta, una de las tareas mas complejas el armonizar las interacciones entre todos los participantes del proyecto sin ser el mandadero o el compinche o el pana, ¡no!. El gerente de proyecto debe saber diferenciar entre la compresión y el apoyo que le brinda a las personas con las que trabaja con la compinchería y debe buscar la forma de evitar a toda costa ésta última

Esta es una apreciación personal frente a la información expuesta en los libros de gerencia de proyectos: "Administración exitosa de proyectos" de Gido & Clements, frente al PMBOK del PMI y frente a "Management 3.0" de Jurgen Appelo, ademas de diversos videos y blogs encontrados en la red.

The Agile Way with PMI-ACP | Webinar - 1

Al inicio, cuando empecé a leer y a recibir información sobre Agile tuve la impresión (errada) de que Agile y PMI eran dos temas contrapuestos, casi que enemigos, nada más alejado de la realidad.

Agile y PMI son estrategias para afrontar el desarrollo de los proyectos e incluso pueden trabajar juntos no solo en proyectos de desarrollo de software, pueden colaborar en otros tipos de proyectos.

Este webinar "The Agile Way with PMI-ACP" es una introducción interesante sobre la propuesta que PMI hace para aprovechar las ventajas ofrecidas por Agile

Este video es del canal Edureka que les había presentado en una entrada anterior

El PMI y el PMBOK

El Project Management Institute, Inc. es la principal asociación, sin ánimo de lucro, lider a nivel mundial para profesionales en gestión de proyectos y programas.

PMI apoya el avance de las carreras, aumenta el éxito organizacional y profesionaliza la gestión de proyectos a través de las normas reconocidas a nivel mundial, certificaciones, recursos, herramientas

 de investigación académica, publicaciones, cursos de desarrollo profesional y oportunidades de trabajo en red  (para más detalles visite http://www.pmi.org/About-Us.aspx).

 El PMI publica el PMBOK, libro donde expone lineamientos para gestionar proyectos individuales y define los términos relacionados con dicha actividad.

La guía también contiene estándares internacionalmente aceptados sobre la profesión de gestión de proyectos.

 Entre las definiciones que conitene el PMBOK se tienen:

Proyecto: es una esfuerzo temporal para obtener un producto, servicio o resultado único.

Portafolio: es una colección de proyectos, programas, subportafolios y operaciones (no necesariamente relacionados) gestionados de forma conjunta para alcanzar los objetivos estratégicos.

Programas: son proyectos, subprogramas y trabajos relacionados gestionados dentro de un portafolio.

Gestión de proyectos: es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades de los proyectos para alcanzar los objetivos trazados en el mismo.

La gestión de proyectos se logra aplicando e integrando los 47 procesos (quinta edición, en la cuarta eran 42) que están agrupados en los cinco grupos de procesos:

 

Grupo de Procesos
Fuente. Elaboración Propia

Aunque la literatura sugiere que el grupo de procesos de monitoreo y control entra en juego y deben ser aplicados cuando están adelantándose los procesos del grupo de planeación (y algunos incluso afirman que solo debieran iniciar con los procesos del grupo de ejecución) considero que debieran incorporarse  desde que se inician los procesos del grupo de inicio. En la seleccón de los proyectos, en la priorización de las iniciativas, en la definición del alcance, en la definición de entregables y en la definición del objetivo del proyecto hay oportunidades para que quienes llevan a cabo el monitoreo y control del proyecto aporten sugerencias que mejoren dichas definiciones (e incluso que las aterricen).

Tendencias en la gestión de proyectos: Agile

La definición de Agile Methodology propone que es una metodología alternativa a la gestión de proyectos tradicional.

Agile nació en el ambiente de desarrollo de software con el objetivo de dar respuesta a la incertidumbre a través de ciclos de trabajo iterativo e incremental (conocidos como sprints), sin embargo, contrario a lo que muchas personas del mundo Agile piensan, Agile es una metodología complementaria del PMI no una antagonista.

El manifiesto Agile

Estamos descubriendo formas mejores de desarrollar software tanto por nuestra propia experiencia como ayudando a terceros. A través de este trabajo hemos aprendido a valorar:

Valoración en Agile
Fuente. Elaboración propia sobre plantilla de freepik

aunque se valoran los elementos que están debajo de la línea se valoran más las que están sobre la línea.

 Este manifiesto invita a replantear los elementos sobre los que se hace hincapié en el desarrollo de los proyectos, en los que muchas veces se da importancia al cronograma (algunos creen que gerenciar el proyecto es gerenciar el cronongrama) y no se analizan las verdaderas circunstancias por las que están atravesando las personas que están comprometidas en el proyecto.

Aunque Agile nació en el mundo del software los principios pueden ser extrapolados al trabajo en otros ambientes.

Una de las características más interesantes derivada de Agile es la conformación de equipos multidisciplinarios que tienen alta experiencia y motivación en la que el gerente de proyectos es un colaborador y no un perseguidor o un ordenador, el gobierno de lo cotidiano es compartido pero de todas maneras las responsabilidades existen y cada quien asume dicha responsabilidad.

Existen algunas personas que han tenido experiencias negativas con el desarrollo de proyectos con metodología clásica que se lanzan al Agilismo como si fuera la antítesis de la gerencia de proyectos donde no hay responsabilidades, ni entregas, ni alcances, ni documentación. Nada más alejado de la realidad yo me atrevo a afirmar que el Agilismo le agrega un componente humanizante a los grupos de procesos que el PMI propone para la gerencia.

Tendencias en gestión de proyectos de tecnología

En esta primera entrega de las tendencias en la gestión de proyectos de tecnología se nombrarán las principales tendencias a las que está apuntando la gestión basados en los contenidos publicados en blogs de gestión y en ediciones electrónicas de sitios especializados en el tema.

En entregas posteriores se ampliará la información de las primeras 5 tendencias.

Al llevar a cabo una búsqueda sobre las principales tendencias en la gestión de proyectos se encontró:

1. Agile gana popularidad en la gestión de proyectos: las referencias a metodologías Agile para la gestión de proyectos se menciona en diferentes formas ya sea contraposición entre Agile y el método de cascado, llevar Agile a las organizaciones, entrenamiento de equipos centrados en Agile o liderazgo distribuido, entre otros.
2. Técnicas colaborativas basadas en tecnologías móviles: se referencian elementos como apps útiles para la gestión de proyectos aprovechando los diferentes dispositivos móviles que hay disponibles hoy en día
3. Cyberseguridad y riesgo: se llama la atención en los esfuerzos que se adelantan para asegurar la información en un ambiente de trabajo que cada vez se vuelca más a la nube donde la información empieza a correr más riesgos porque la exposición es mayor.
4. Las certificaciones tomarán un papel más determinante: exhibir credenciales que demuestren que los gerentes de proyectos han sido evaluados en sus conocimientos (PMP, PM, BA, etc) por organizaciones que velan por la calidad en el ejercicio de la profesión irá tomando cada vez más fuerza.
5. Migraciones a la nube: cada vez más se encuentran aplicaciones en la nube que ayudan a las diferentes tareas, entre ellas la gestión de proyectos, dejando de lado la necesidad de estar en un sitio específico, con un hardware determinado y una conexión específica. Las tecnologías que posibilitan las presencias virtuales, la velocidad y la calidad con la que se ofrecen esos servicios posibilita que los equipos aunque estén distribuidos puedan llevar su trabajo de forma conjunta y complementaria.

Un video corto sobre las tendencias y como Agile está tomando un papel cada vez más importante

fuente: canal en youtube de ddotapm

Otros aspectos mencionados sobre tendencias son:

• Análisis de Big Data como herramienta complementaria para la gestión de proyectos
• Análisis de negocio como herramienta complementaria para la gestión de proyectos
• Roces entre las concepciones de gobierno de proyectos centralizado vs gobierno de proyectos distribuido
• Rumores sobre gestión del reiesgo, entre otros

Un video interesante sobre las tendencias que la ESI International definión para el 2014 es

fuente: canal de youtube de la ESI International

Para más información sobre este tema pueden visitar las siguientes fuentes:

http://blog.capterra.com/biggest-project-management-trends-for-2015/
http://www.computerworld.com/article/2844020/it-careers/10-hottest-it-skills-for-2015.html
http://www.esi-intl.com/~/media/Files/Public-Site/US/POVs/PM_Trends2015
http://www.liquidplanner.com/blog/7-project-management-trends-2015/
http://www.watermarklearning.com/blog/2015-trends-business-analysis-and-project-management/
http://agilemethodology.org/
http://agilemethodology.org/want-to-be-agile-stop-doing-projects/
http://agile-project-management.net/
https://www.pwc.com/en_US/us/people-management/assets/programme_project_management_survey.pdf
http://www.liderdeproyecto.com/articulos/1_nuevas_tendencias_en_proyect_management.html
http://es.slideshare.net/jwilton10/tendencias-de-la-gp-en-telecomunicaciones

http://www.pmi.org/certification/agile-management-acp.aspx

http://www.synquis.com/blog/8-project-management-trends-to-watch-for-in-2015
http://www.projecttimes.com/elizabeth-larson/what-the-2015-trends-mean-for-business-analysis-and-project-management.html

PMP Refresher course

Este es un curso interesante que encontré de entendimiento de Project Management Procesesses basado en la quinta edición de PMBOK

fuente: edureka

edureka es un canal de youtube que contiene muchísimo material de entrenamiento especializado en diferentes aspectos tecnológicos, tienen canales de Big Data Analytics, Big Data NoSQL, cursos de entrenamiento, cursos de certificación, Business Intelligence, entre otros.

Qué es un proyecto?

El PMBOK define proyecto como

Fuente: elaboración propia sobre template libre de freepik

En esta definición hay dos elementos importantes que deben ser destacados:

El esfuerzo temporal implica que tiene inicio y que tiene fin, no se puede permitir que el proyecto se extienda indefinidamente, caer en los "ya ques" (ya que tenemos A... ¿por qué no agregamos B?. Ya que vimos que esto funciona ¿por qué no agregamos aquello?) en términos generales los "ya ques" no son malos, lo que es malo es responder ¡Si! a todos los "ya ques" sin evaluar primero el impacto en la duración, en el presupuesto, en el alcance y en general en todos los aspectos del proyecto. Si hay "ya ques" interesantes es conveniente evaluarlos y en caso de que agreguen valor proponer un cambio de alcance (si se requiere la ejecución inmediata del "ya que") o proponer otro proyecto (para esos "ya ques" que pueden esperar o ser ejecutados por otros).

El otro aspecto importante en la definición es crear un producto, servicio o resultado único esto apunta a que el alcance y el objetivo del proyecto deben estar definidos. Debe existir un punto de llegada, un servicio entregado, un resultado alcanzado que justifique todos los recursos invertidos.

Una de las diferencias más significativa entre proyecto y proceso radica en el aspecto único del primero frente a lo repetitivo del segundo, por ejemplo, implementar un sistema de gestión de relación con el cliente (CRM) para una agencia comercializadora de químicos es un proyecto (desde el punto de vista de la comercializadora) puesto que será un esfuerzo temporal dedicado a obtener un resultado específico, pero la empresa que se dedica a implementar CRMs tiene esa actividad como proceso, su actividad es implementar CRMs, el proceso puede tener pequeñas variaciones dependiendo del cliente, pero en términos generales es el mismo.

Existen algunos proyectos que involucran actividades nuevas, y la creación de procesos nuevos, sin embargo se basan en procesos de investigación y producción... podría decirse que los proyectos usan lo existente para construir cosas nuevas.

Bienvenid@s

Gestión de proyectos y otras gestiones es un blog orientado a hablar de gestión (management) como apoyo a la ejecución exitosa de proyectos.

Existen muchas fuentes de información sobre gestión de proyectos, motivación de equipos, los hábitos del éxito y cualquier cantidad de elementos más sobre management y coaching, este blog no pretende sustituirlos ni mucho menos reproducirlos, lo que se consignará en este blog son reflexiones sobre esos materiales y en muchos casos se contrastará la teoría con casos reales encontrados tanto en la ejecución de proyectos como en casos de estudio.